Avant de signer : ce que vous cherchez à savoir
Un client qui passe une grosse commande, un fournisseur qui demande un acompte, un sous-traitant qui arrive sur votre chantier : avant de signer, vérifiez que l'entreprise existe et est en activité, que le signataire figure parmi ses dirigeants, qu'aucune procédure collective n'est en cours et que le compte bancaire est bien le sien. Les registres publics répondent gratuitement à l'essentiel, en quelques minutes. Aucune source ne suffit seule : c'est le recoupement qui compte.
Étape 1 : l'identité et l'existence de l'entreprise
Point de départ : le SIREN à 9 chiffres, présent sur les devis et les factures. Saisissez-le, ou le nom de l'entreprise, sur l'Annuaire des entreprises (annuaire-entreprises.data.gouv.fr). Ce site de l'administration, opéré par la Direction interministérielle du numérique, réunit sur une fiche les données du répertoire Sirene de l'Insee, du Registre national des entreprises (RNE) tenu par l'INPI, du BODACC et d'autres administrations. Vérifiez :
- l'état : en activité ou cessée, et la date de création ;
- la dénomination, la forme juridique, le siège et l'activité principale, à comparer avec ce que votre interlocuteur vous a présenté ;
- les dirigeants inscrits au registre : si le signataire n'y figure pas, demandez-lui à quel titre il engage l'entreprise ;
- les établissements (SIRET), pour une adresse de livraison ou de chantier ;
- le numéro de TVA intracommunautaire, affiché après validation par l'administration fiscale.
Selon l'Annuaire, les données d'une fiche d'entreprise sont mises à jour en temps réel. Vous pouvez y télécharger gratuitement le justificatif d'immatriculation au RNE, qui contient selon l'Annuaire les mêmes informations qu'un Kbis ; l'INPI le délivre aussi via son service « Rechercher un justificatif d'immatriculation ».
L'avis de situation Sirene
L'Insee délivre gratuitement, à partir du SIREN ou du SIRET, un avis de situation au répertoire Sirene (avis-situation-sirene.insee.fr) : une fiche d'identité à jour au répertoire la veille de la consultation. Ce n'est pas un Kbis. L'Insee met aussi en garde contre des escrocs qui se font passer pour lui afin de réclamer des frais d'immatriculation : ses services Sirene sont gratuits.
Le Kbis : payant pour un tiers
Tout le monde peut commander l'extrait Kbis d'une entreprise immatriculée au registre du commerce : 3,06 € en version électronique sur Infogreffe. Le dirigeant, lui, télécharge gratuitement le Kbis de sa propre entreprise via MonIdenum : vous pouvez donc le demander à votre futur partenaire.
Étape 2 : procédures collectives et annonces légales
Le Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC), édité par la Direction de l'information légale et administrative, publie notamment les immatriculations, modifications, ventes et cessions, radiations, dépôts des comptes et procédures collectives. L'Annuaire des entreprises reprend ces annonces, collectées chaque jour et disponibles depuis le 1er janvier 2008, et signale radiations et procédures collectives :
- sauvegarde : l'entreprise anticipe des difficultés qu'elle ne peut pas encore surmonter seule ;
- redressement judiciaire : cessation des paiements, redressement possible ;
- liquidation judiciaire : cessation des paiements, redressement manifestement impossible.
Les limites de l'affichage
- Une annonce paraît en général plusieurs jours après le jugement ou la formalité.
- L'Annuaire n'affiche ni les procédures clôturées, ni celles dont le jugement date de plus de dix ans.
- Pour un document daté, Infogreffe délivre une information sur l'existence éventuelle d'une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire : 4,30 € en version électronique.
Un changement récent de dirigeant, un transfert de siège ou la vente du fonds de commerce n'ont rien d'anormal, mais méritent une question s'ils précèdent de peu votre commande.
Étape 3 : comptes annuels, actes et statuts
Selon l'INPI, qui tient le RNE depuis le 1er janvier 2023, toute personne peut consulter les données publiques du registre, diffusées gratuitement sur DATA INPI (data.inpi.fr). La base entreprises de l'INPI donne aussi accès aux actes et statuts depuis 1993 et aux comptes annuels non confidentiels des entreprises commerciales.
Beaucoup de comptes ne sont pas publics : sur environ 1,5 million de dépôts par an, environ 45 % sont accompagnés d'une déclaration de confidentialité, indique l'INPI. Ce n'est donc pas un signal en soi : demandez les derniers comptes à votre partenaire, ou vérifiez sur Infogreffe qu'ils ont été déposés (certificat de dépôt : 3,06 €).
L'Annuaire des entreprises affiche des ratios financiers issus des comptes publiés. Le chiffre d'affaires transmis par l'administration fiscale, les bilans de la Banque de France et l'effectif moyen annuel y sont en revanche réservés aux agents publics. Avant un gros engagement, l'état d'endettement d'Infogreffe recense les sûretés, garanties et inscriptions publiées concernant l'entreprise (état complet : à partir de 61,06 €).
Étape 4 : le numéro de TVA intracommunautaire
Un numéro de TVA français se compose de FR, d'une clé de deux chiffres et du SIREN. L'Annuaire des entreprises l'affiche après validation par l'administration fiscale, ou indique « pas de numéro de TVA valide » : c'est le cas d'une entreprise non assujettie, en franchise en base sans numéro demandé, dont le numéro a été suspendu ou qui n'est plus en activité. Une question s'impose si elle vous facture de la TVA.
Pour une entreprise d'un autre pays de l'Union, utilisez VIES, le service de la Commission européenne, qui interroge en temps réel la base de l'État membre concerné. Le nom et l'adresse ne s'affichent que si cet État l'autorise, et VIES ne retrouve pas un numéro à partir d'un nom : demandez-le à votre partenaire.
Sous-traitance : l'attestation de vigilance dès 5 000 € HT
Ici, vérifier est une obligation. Pour tout contrat d'au moins 5 000 € hors taxes (travaux, prestation de services, vente, transport, sous-traitance…), le donneur d'ordre doit obtenir de son cocontractant établi en France, à la signature puis tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution :
- l'attestation de vigilance de l'Urssaf, datant de moins de six mois, dont il vérifie l'authenticité ;
- un justificatif d'immatriculation si l'immatriculation est obligatoire : extrait Kbis, extrait du RNE pour un artisan, ou devis ou courrier professionnel portant le nom, l'adresse complète et le numéro d'immatriculation.
Le seuil s'apprécie sur le montant global de la prestation, même facturée en plusieurs fois. Le donneur d'ordre qui se fait remettre ces documents est considéré comme ayant fait les vérifications imposées par le code du travail.
Sur urssaf.fr, la page « Vérification d'attestations fournies par l'Urssaf » contrôle l'authenticité d'une attestation grâce à son code de sécurité de 15 caractères. Un code qui ne correspond à aucune attestation en cours de validité signale une erreur de saisie, une attestation périmée ou une attestation modifiée frauduleusement. Pour un employeur, l'attestation indique aussi le nombre de salariés : à comparer avec l'équipe annoncée. Une entreprise qui débute ne reçoit qu'une attestation provisoire. L'Annuaire des entreprises réserve cette attestation aux agents publics : demandez-la à votre sous-traitant.
Selon Service Public Entreprendre, en cas de sous-traitance en cascade, l'obligation ne visera bientôt plus seulement le premier sous-traitant direct, après parution d'un décret et au plus tard le 27 décembre 2026.
À retenir
Faute de vérification, le donneur d'ordre peut être tenu solidairement avec un sous-traitant verbalisé pour travail dissimulé : impôts, taxes, cotisations, pénalités et majorations dus par celui-ci, remboursement des aides publiques qu'il a perçues, rémunérations et charges de ses salariés non déclarés (article L. 8222-2 du code du travail). Notez dans votre suivi la date de chaque attestation et celle de son renouvellement.
Bâtiment : vérifier une qualification RGE
Pour la rénovation énergétique, la mention RGE (« reconnu garant de l'environnement ») conditionne les aides : selon France Rénov', il faut confier ses travaux à un professionnel RGE pour bénéficier de MaPrimeRénov'. Si vous sous-traitez ces travaux, ou si votre client compte sur une aide, vérifiez dans l'annuaire RGE de France Rénov' que la qualification correspond aux travaux. Elle vaut quatre ans au maximum, avec un suivi annuel : contrôlez-la à la date du chantier.
L'Annuaire des entreprises reprend la liste RGE de l'ADEME, mais réserve aux agents publics les certificats Qualibat ou Qualifelec : demandez-les à l'entreprise. Voir aussi notre page BTP et notre guide sur la facture électronique dans le BTP, qui conseille de recueillir le SIREN du client dès le devis.
Avant de payer : le nom derrière l'IBAN
Depuis le 9 octobre 2025, pour un virement SEPA vers la France ou la zone euro, votre banque vérifie avant l'exécution que le nom du bénéficiaire saisi correspond à l'IBAN ; pour une entreprise, le contrôle porte sur la raison sociale ou le nom commercial. Ce service est gratuit. Quatre réponses sont possibles : concordance, concordance partielle (la banque indique le nom connu), absence de concordance, vérification impossible. Même sans concordance, vous pouvez valider le virement, mais vous en assumez le risque. Les entreprises peuvent renoncer à ce contrôle pour leurs virements groupés : vérifiez ce choix avec votre banque.
Et si un fournisseur annonce de nouvelles coordonnées bancaires par email, suivez le conseil de Cybermalveillance.gouv.fr : avant de payer vers un nouveau RIB reçu par message, appelez-le sur son numéro habituel pour qu'il confirme le message et les coordonnées.
Les signaux qui demandent une vérification de plus
Aucun de ces signaux ne prouve une fraude ; chacun justifie de vérifier davantage avant de livrer, de payer ou de signer.
- Une entreprise créée il y a quelques semaines, qui commande gros avec paiement différé. Rien d'anormal en soi : vérifiez le signataire et prévoyez un acompte.
- Une adresse de domiciliation. C'est légal : chez le dirigeant, dans une pépinière, un espace de coworking ou une société de domiciliation, qui doit avoir un agrément préfectoral. Demandez où l'activité s'exerce réellement.
- Un RIB au nom d'un autre, ou qui change en cours de relation : contre-appel sur le numéro habituel.
- Un SIREN absent, ou qui renvoie à une autre entreprise ou à une entreprise cessée.
- Une procédure collective en cours : adaptez vos conditions (acompte, échéances plus courtes) et faites-vous conseiller avant de livrer ou de verser de l'argent.
- L'urgence, la confidentialité, un document « officiel » non sollicité. La DGCCRF décrit l'arnaque au président (un virement international urgent et confidentiel demandé au nom du dirigeant du groupe), les offres d'annuaires professionnels et les courriers imitant un organisme officiel. Selon elle, les entreprises récemment créées sont fréquemment visées.
Exemple fictif : « Horizon Négoce » (nom inventé), créée il y a un mois, commande 30 000 € de matériel payable à 60 jours. L'Annuaire confirme qu'elle est en activité et que le signataire est son président ; aucune procédure n'est publiée ; mais l'adresse de livraison ne correspond à aucun de ses établissements. Vous acceptez avec un acompte et demandez par écrit à quoi correspond ce lieu.
La check-list : quoi vérifier, où, et ce que ça prouve
| Vérification | Où | Ce que ça prouve | Gratuit ? |
|---|---|---|---|
| Existence, état, dirigeants | Annuaire des entreprises | L'entreprise est immatriculée, en activité ou cessée, et dirigée par les personnes inscrites au registre | Oui |
| Justificatif d'immatriculation | Annuaire des entreprises ou service de l'INPI | L'inscription au RNE, avec les informations d'un Kbis | Oui |
| Avis de situation Sirene | Insee | L'identité au répertoire Sirene, à jour de la veille ; ce n'est pas un Kbis | Oui |
| Extrait Kbis | Infogreffe | L'immatriculation au registre du commerce et des sociétés | Non : 3,06 € (gratuit pour le dirigeant via MonIdenum) |
| Procédures collectives, radiations, modifications | Annuaire des entreprises ou bodacc.fr | Les jugements et formalités publiés, avec quelques jours de décalage | Oui ; document daté sur Infogreffe : 4,30 € |
| Comptes annuels, actes, statuts | DATA INPI | Les comptes non confidentiels ; les actes et statuts depuis 1993 | Oui |
| Sûretés et inscriptions | Infogreffe (état d'endettement) | Les sûretés, garanties et inscriptions publiées | Non : à partir de 61,06 € (état complet) |
| Numéro de TVA français | Annuaire des entreprises | Un numéro validé par l'administration fiscale | Oui |
| Numéro de TVA européen | VIES | La validité du numéro dans la base de l'État membre | Oui, en ligne |
| Attestation de vigilance | Demandée au sous-traitant, vérifiée sur urssaf.fr | Des déclarations et cotisations sociales à jour ; obligatoire dès 5 000 € HT | Oui |
| Qualification RGE | Annuaire France Rénov' | La qualification et ses domaines, condition de MaPrimeRénov' | Oui |
| Nom du titulaire de l'IBAN | Votre banque, au moment du virement | La concordance entre le nom saisi et l'IBAN | Oui |
Ce que ces vérifications ne disent pas
Les registres disent qui est l'entreprise, si elle est active, qui la dirige et si une procédure est publiée. Ils ne disent pas si elle paiera à l'échéance : vos conditions de paiement, vos acomptes et un contrat clair restent indispensables.
Notre compteur d'entreprises en Île-de-France sert, lui, à mesurer une cible, pas à vérifier une entreprise. Chez JoinTheClub, nous partons de ces mêmes données publiques pour cibler nos campagnes de prospection B2B. Et si le suivi des attestations tous les six mois vous pèse, notre agent d'assistance administrative, proposé en programme pilote, peut suivre les échéances et préparer les demandes de pièces : vous validez avant tout envoi.